第一条  为了加强对商务执法案件档案的科学管理和有效利用，更好地做好商务执法工作，推进依法行政，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》、《商务行政处罚程序规定》及有关规定，结合工作实际，特制定本制度。

第二条 本制度所称行政执法案卷是指在行政许可、行政处罚、行政检查、行政强制等执法过程中形成的与案件有关的按照一定顺序汇集成卷的案件材料，包括纸质及影像资料；本制度所称的案卷管理包括案卷收集整理、立卷归档以及调阅查询等。

第三条  在形成案件后，办案人员应立即开始制作有关案件的各种行政执法文书，着手案件立卷工作。

第四条 归档的案件文书材料，应当是真实、准确、法律手续完备的原件。

第五条 在案件办结后，办案人员应当认真检查全案的文书材料是否收集齐全，发现法律手续不完备的，应及时补齐或补正，剔除与本案无关或重复的材料，在十五天内完成归档立卷工作。

第六条  卷内案件文书材料，一般只保存一份（特殊情况除外）。照片须标注文字说明，并随纸质文件一起立卷。

第七条  行政审批（行政许可、行政确认、其他类）的案卷材料：

1.卷宗封面；

2.卷内文件目录；

3.申请书及其他申请材料；

4.受理通知书或者不予受理通知书（存根）；

5.批准证书或决定书（存根）；

7.申请人领取批准证书或决定书的记录。

按照法律、法规规定，行政审批过程中履行了补正材料、延期审查和专家评审程序的，应当将补正材料告知书（存根）、延期审查通知书（存根）、专家评审意见书归档。

第八条  按照法律法规规定，实施行政审批履行听证程序的，应当将下列听证文书归档：

1.申请人、利害关系人提出听证的申请书或者本机关决定举行听证的文书（存根）；

2.听证告知书（副本）；

3.听证笔录。

第九条  被审批人获得行政审批后，发生行政审批变更、延续、被撤销、被撤回、被吊销等情形的，应当同时将变更决定书、延续决定书、撤销决定书、撤回决定书、行政处罚（吊销）决定书等文书（存根），立案归档。

本机关依法对被审批人进行定期或者不定期监督检查的，应当将监督检查记录（包括年度检查材料）归档，并单独装订成册。

第十条  行政处罚的案卷材料：

1、卷宗封面；

2、卷内文件目录；

3、立案的相关资料：

（1）举报材料（及其他案件来源）

（2）案件初查材料（初步调查报告等）

（3）立案审批表；

4、立案调查取证的相关资料：

（1）案件承办人指定书；

（2）责令停止违法行为通知书；

（3）调查笔录；

（4）现场勘验记录、勘察图件及相关资料；

（5）证人证言、书证物证、鉴定报告及鉴定结论；

（6）其他证据材料等；

5、行政处罚的相关资料：

（1）行政处罚事先告知书；

（2）行政处罚听证告知书、行政处罚听证通知书、送达回证；

（3）当事人陈述申辩笔录；

（4）行政处罚听证笔录；

（5）听证报告；

（6）行政处罚决定书审批表；

6、行政处罚决定书

7、执行的相关资料：

（1）罚款票据粘贴页（回单）；

（2）延期交纳罚款审批表；

（3）申请法院强制执行相关材料；

8、结案报告；

9、案件移送报告；

第十一条 行政检查、行政强制等案卷参照行政处罚案卷管理执行。

第十二条  一个案件的文书材料按照案件办理程序的进程，以及形成文书时间的自然顺序进行排列，逐页编号，卷宗封面、卷内文件目录、卷底不编页码。

第十三条  装订前，做好案卷文书材料的检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辩认的材料，应当附上抄件。需要附卷的信封要打开平放，邮票不要撕掉。材料上的全部金属物都要剔除干净。

第十四条  卷宗须使用档案馆监制的档案用纸，卷宗装订按档案馆卷宗装订要求进行装订。

第十五条  卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象。卷宗归档立卷前由案件主要承办人负责卷宗质量检查，并签字。凡不符合规定要求的，由原办案人负责重新整理。

第十六条  归档的录音带、录像带等声相档案，应在每盘上注明当事人的姓名、案由、归档号、承办单位、录制人、录制时间、录制内容，并按形成顺序，逐盘登记造册归档，或与卷宗（文字材料）统一排列编号存放（特殊的也可以单独存放）。凡是能够附卷保存的，应装订入卷。

第十七条  案件文书材料装订成册并编制封面后，应装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

第十八条  卷宗检查合格后，由办案机构指定专人临时保管。临时保管期间，要按办案人上交卷宗的顺序编归档号，进行登记造册。

第十九条  已归档的案件卷宗，不得从卷内抽取材料。需要增添文书材料时，应当征得原办案人同意，并经负责人批准，按立卷要求办理，以保证卷宗的质量。

第二十条  卷宗保管期限按档案管理规定执行。

第二十一条  归档案卷的调阅查询，应当履行报批手续，未经批准不得对外提供；档案管理人员应建立健全信息查阅登记簿，按规定做好行政执法档案的调阅查询登记。

第二十二条 本局行政执法人员因工作需要调阅行政执法档案，可直接调阅，不得带离档案室。需复制或拷贝档案资料的，报行政执法档案的承办处室负责人批准。 

第二十三条  公安机关、检察院、法院、国家安全、纪检监察、审计等有关单位因工作需要申请调阅行政执法档案的，凭单位介绍信及申请人有效证件查阅、复印。 

第二十四条 申请人申请查阅本单位（人）的行政执法决定书等结论性文件的，凭单位介绍信及申请人有效身份证件查阅。可以摘抄或复印执法决定书等结论性文件。 

代理律师应提供委托书、律师执业证。 

第二十五条 申请人申请查阅本单位（人）进入行政诉讼、行政复议程序后的行政执法案件的证据、依据和其他材料的，按《行政诉讼法》和《行政复议法》的规定执行。 

第二十六条 行政复议机关和人民法院因复议或诉讼调卷的，以及向人民法院申请强制执行附卷的，按照复议机关及人民法院有关要求办理。 

第二十七条 对调阅的行政执法档案不得擅自拆解、涂改、勾画、增加或抽取档案材料。 

第二十八条  外地有关部门来函索要行政执法档案法律文书或其他证明材料，根据相关要求，由行政执法档案承办处室按规定复制寄送，或通知该单位派人阅档。 

第二十九条  法律、法规、规章和上级规范性文件对行政执法档案调阅另有规定的，从其规定。

第三十条 档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密和当事人的商业秘密。

第三十一条 本制度自发布之日起施行。